免费的企业知识库管理系统是否真的很有用？

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免费的企业知识库管理系统是否真的很有用？知识体系是一个团队的宝贵资源，是不断积累的。尤其是在知识资讯网路时代，越来越多的公司会使用知识库系统来建立与规范档案管理体系，为企业间的知识分享与管理提供一个统一的平台，使知识得以长久地留存于流程之中，让员工能够迅速地查找所需要的资料与文件。

但是，在市场经济发展的今天，很多知识库都是免费的、收费的。我的一个朋友常常会问这样一个问题，那就是免费的企业知识库系统，对公司的商业和职能是否真的有效？下面让我们把问题放在下面，看看有没有答案。

1、天上不会掉馅饼

世上没有白吃的午餐，可以为公司提供最基础的服务，比如文件共享，数据检索和提取，员工自助培训。但是，免费是指在30天之后，如果你的业务不是它的用户，那么你的服务就会被取消，并且你也不会再使用它。

2、不可扩展性

企业发展并非一朝一夕之功，知识库体系必须与时俱进，以适应企业发展的需要。所以，很明显，没有一个免费的软件是可以持续的。如果你希望使用团队管理、定制和 SSL这样的核心特性，那么你就必须升级为支付方案。

3、网络优化优化

经过一段时间的免费企业知识库系统，雇员将会熟悉其操作流程；对公司而言，他们的搜索引擎优化可能会带来一定的流量。一旦免费的服务被取消，就意味着所有的公司雇员都要对软件系统进行调整，并进行数据和文档的迁移。在一定时期内，企业与职工都会经历一个时期的磨合期，从而影响到员工的工作效率，从而对公司的可持续发展造成很大的影响。所以，在一开始就选择一个付费的软件，或者是一个能够被扩展的系统提供商，这样可以降低在不同的平台间进行网络迁移的机会。与此同时，知识基础平台的交流也会很费钱。若操作不当，不但耗费时间，还会对知识库的品质造成一定的影响。

4、还有其它支付方式

一些仓库软件是免费的，但是其他的要支付主机和维护费用。数据安全，维护和测试都要求在服务器上安装软件。所以，一个自由的知识基础体系，就意味着其没有更多的灵活性和对企业数据安全性的担忧。总之，这个免费的知识库体系是很有用的，但是它的作用却不大。它只能满足企业的一些小小的愿望，而无法满足企业的知识和文档系统的需要。可对档案的版本进行控制，并对作业许可进行管理，保证企业资料及档案的长久有效与连贯性。在短期之内，自由的增值选项将会有一定的局限性。所以，我们推荐你使用一个值得信赖的，可以支付的知识基础。

而知识库系统也可以免费使用，不过可以在以后支付费用，无需进行数据移植，这就很简单了。比如，知识百科全书的知识库管理系统，可以根据企业的关键词来进行预设，在需要的时候，企业的相关人士也可以利用这些关键词进行查询。另外，为了保证知识库系统中的某些机密文件，还可以设定对其进行访问的权限，从而保证其信息的安全性和免遭泄漏。可直接查阅、下载、打印电子文档，供公司内部人员学习。总之，为了避免对企业产业造成冲击，企业必须慎重选择免费的解决方案。但是，无论是免费的还是收费的，都很有用。关键在于企业的规模。

本文认为，知识库管理系统能够解决传统知识库中知识库的不足，如知识库存储困难、检索困难、效率低下、知识库缺乏安全性、具体数据难以统一、知识库不能有效的协作与共享、实现信息资源整合、加快移动办公的应用。

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